Organisation Générale  :

La société consolidante n’a pas eu à mettre en place de contrôles spécifiques destinés à maîtriser le contrôle interne des entités consolidées, compte tenu de l’homogénéité des procédures et de la polyvalence des effectifs à l’intérieur du périmètre de consolidation.

En outre, la mise en place d’un nouvel outil informatique a été assortie de la mise à jour des procédures afférentes.

En particulier, pour limiter les risques de fraude, les fonctions d’ordonnancement et de paiement ont été clairement scindées. Le service trésorerie est ainsi indépendant du service comptable et directement rattaché au Directeur Financier.

Pour accroître la fiabilité et la qualité des informations produites par la comptabilité, un service de contrôle de gestion fonctionne parallèlement en collectant et utilisant les informations de gestion et de comptabilité analytique et en les recoupant avec les informations comptables.

Le service de contrôle de gestion, bien que rattaché au Directeur Financier fonctionne en parfaite indépendance et autonomie vis-à-vis du service comptable. Le fonctionnement de ce service a été renforcé numériquement en fin d’année 2004 et qualitativement grâce à la mise en place du nouveau système d’information qui est significativement plus riche en informations analytiques que le système précédent. L’information exploitable aujourd’hui est détaillée au niveau de chaque immeuble du portefeuille. L’agrégation de ces informations et son recoupement avec les données comptables sociales et consolidées des entités du périmètre constituent aujourd’hui un contrôle clé du dispositif de contrôle financier.

Consolidation :

Le Groupe a mis en place un processus de production mensuelle des comptes dans le cadre des procédures de reporting requises par l’actionnaire majoritaire. Des comptes mensuels sont ainsi produits et envoyés à l’actionnaire majoritaire à J+6 chaque mois, les consolidations des premier et troisième trimestres sont, en outre, présentées au Conseil d’Administration. Ces comptes complets mensuels et trimestriels ne sont, en revanche, ni audités ni publiés.

Des procédures d’élaboration de ces comptes mensuels ont été définies avec un cabinet extérieur afin de produire les éléments dans le délai requis. Elles impliquent l’ensemble des services du Groupe et font, à ce titre, l’objet d’un contrôle au moment de leur centralisation afin de garantir l’homogénéité des données comptables et de gestion transmises.

Les consolidations semestrielle et annuelle restent la base d’une communication financière étendue et doivent être produites dans des délais réduits pour répondre aux standards du marché. Les dates de publication sont annoncées préalablement au marché et doivent être impérativement respectées. En outre, l’ancienneté de la cotation de la Société (1879) a permis d’installer des réflexes et une sensibilité particulière quant à l’information publiée.

Reporting :

Le Groupe est consolidé par intégration globale chez son actionnaire principal, ce qui s’accompagne de travaux de reporting mensuels spécifiques auprès de ses services. Outre l’intégration souvent complémentaire de nouvelles pratiques de traitement de l’information et donc de son contrôle, la mise en place d’un tel reporting permet d’intensifier le pilotage de l’activité :
– le reporting est détaillé au niveau de la plus petite entité de gestion de l’organisation que constitue l’immeuble,
– le reporting produit mensuellement doit faire l’objet de rapprochements systématiques par rapport au budget mensuel préalablement élaboré, ce qui permet de déceler rapidement d’éventuelles anomalies dans le fonctionnement ou le traitement de l’activité.

Par ailleurs, l’existence de plusieurs sociétés avec des partenaires français et étrangers extérieurs au Groupe nous conduit à répondre à un besoin de plus en plus important et récurrent de reporting. Les instances sociales des sociétés qui détiennent ces joint-ventures sont le lien approprié de ces rapports spécifiques. Ces échanges sont également une source précieuse de partage des savoir-faire et des meilleures pratiques.

Risques :

L’appréciation de l’existence et l’évaluation des actifs immobilisés qui constituent l’essentiel des actifs du bilan du Groupe sont assurées par une expertise bisannuelle réalisée par des professionnels indépendants.
En outre, compte tenu de son activité, une attention particulière est attachée par les services comptables à l’exhaustivité du recensement des travaux et réparations engagés par les sociétés du Groupe.

Dans ce contexte, un comptable est plus spécifiquement en charge de ces aspects pour l’ensemble des sociétés afin d’assurer une interface unique et efficace avec la Direction Technique et garantir l’homogénéité des traitements. Une attention particulière est apportée par l’audit interne sur la mise en place d’une cartographie des risques associés aux grands projets de restructurations immobilières envisagées par la Société. Ces travaux doivent permettre de lister les risques associés à une opération et de les quantifier. Ils constituent à la fois un outil d’aide à la décision pour la Direction Générale et, le cas échéant, une méthodologie de suivi des risques dans le déroulement des opérations de restructuration.

Le recensement et la valorisation des passifs sont, par ailleurs, assurée à plusieurs niveaux :
– les risques clientèle font l’objet d’une revue systématique par la Direction Juridique Immobilière et un contrôle de second niveau, récemment centralisée auprès du même responsable comptable ;

– les risques liés au contentieux avec les partenaires de la Société font l’objet d’une veille spécifique exercée par les Centres de Profit sous la supervision technique de la Direction Juridique Immobilière ;

– le service trésorerie participe, enfin, activement à la collecte et au contrôle de l’exhaustivité des engagements hors bilan liés aux instruments financiers et de dette, mais aussi d’engagements à l’égard des fournisseurs.

Qualités :

Le statut d’établissement coté du Groupe l’oblige à une rigueur accrue et à une grande discipline dans l’élaboration de l’information financière.

Dans ce contexte, la Société, dont le ratio de capital par employé est très significatif, doit s’appuyer pour assurer la veille technique comptable, fiscale et financière sur des experts externes qui alimentent la Société en actualité technique et en avis formels pour les options ayant un impact significatif sur les comptes de la Société.

La participation à des groupes de travail au sein de la fédération professionnelle ou dans le cadre d’autres organisations regroupant des sociétés du secteur, permet d’échanger sur les meilleures pratiques et sur les normes de la profession.

Parallèlement aux procédures comptables d’arrêtés, le contrôle de gestion élabore annuellement un business plan quinquennal dont la première année constitue le budget. Ces travaux sont le résultat de l’agrégation et le contrôle par le service contrôle de gestion d’informations détaillées produites par l’ensemble des services. Ainsi, les services de gestion communiquent-ils, bail par bail, les revenus et les charges prévisionnelles afférents à chaque bail.

Le budget est, en outre, réalisé sur une base mensuelle.

Le business plan  comprend :
– compte de résultat projeté sur 5 ans ;
– bilan simplifié ;
– évolution de l’endettement consolidé par trimestre ;
– ratios financiers clés : EBITDA, Résultat courant, cash flow , ratio de dette sur valeur des actifs.

Le business plan  fait l’objet d’une revue annuelle et d’une approbation par le Conseil d’Administration de chaque fin d’année. Il peut, en outre, être refondu ou modifié sur demande expresse du Conseil d’Administration.

Le budget fait l’objet de trois réestimations annuelles.

Outre ses fonctions primordiales de pilotage de l’activité, il constitue une base de contrôle et de comparaison chaque mois dans le cadre du reporting auprès de l’actionnaire majoritaire.